La facturación electrónica obligatoria está transformando el panorama empresarial en España, y Cantabria no es la excepción. Para las pymes de Santander, Torrelavega y Castro Urdiales, este cambio implica mucho más que simplemente modificar el formato de las facturas. Se trata de una revisión integral que abarca desde el software de gestión hasta los procesos contables y la relación con clientes, proveedores y la Agencia Tributaria.
Ante este escenario, los empresarios cántabros están evaluando diversas soluciones y servicios especializados, como plataformas de facturación electrónica, para facilitar la transición conforme al calendario establecido en España. Sin embargo, antes de elegir una herramienta, es crucial entender las tres obligaciones normativas que suelen generarse confusión.
Tres normativas, un mismo objetivo
La primera normativa es Facturae el formato utilizado para la facturación electrónica dirigida a las administraciones públicas, conocida como B2G. Su uso es obligatorio en España desde 2015 para la mayoría de las facturas que empresas y autónomos presentan a organismos públicos. Una empresa cántabra que trabaja para un ayuntamiento puede estar familiarizada con este sistema, pero esto no garantiza que cumpla con las nuevas exigencias entre empresas privadas.
La segunda normativa es Verifactu regulada por el Real Decreto 1007/2023. Esta normativa no solo se centra en enviar una factura digital al cliente, sino en garantizar que el software emisor genere registros íntegros, trazables e inalterables. El calendario previsto sitúa su aplicación desde el 1 de enero de 2026 para las personas jurídicas y desde el 1 de julio de 2026 para autónomos.
La tercera normativa corresponde a la Ley Crea y Crece aprobada mediante la Ley 18/2022. Su objetivo es extender la facturación electrónica en las operaciones B2B es decir, entre empresas y profesionales. La aplicación general se ha aplazado al 1 de octubre de 2027 para evitar que coincida con la implantación de Verifactu, aunque la fecha efectiva dependerá del desarrollo reglamentario correspondiente.
Exigencias de Verifactu para pymes y autónomos
El cambio afecta al software que crea y conserva las facturas. No basta con convertir un documento de Word en PDF. El sistema deberá generar un registro de facturación con una huella digital, mantener una secuencia coherente y evitar que los datos puedan modificarse sin dejar rastro.
Entre las exigencias que deberán revisar los negocios se encuentran:
- Software homologado o adaptado al reglamento técnico aplicable.
- Registro inalterable de las facturas emitidas y de sus posibles anulaciones.
- Inclusión de un código QR con la información exigida.
- Conservación segura de los registros durante el periodo legal.
- Remisión de los registros a la AEAT cuando se utilice la modalidad VERI*FACTU.
La remisión en tiempo real no debe confundirse con el simple envío de la factura al cliente. En la modalidad VERI*FACTU, el sistema transmite los registros a la Agencia Tributaria y facilita su consulta. Otras configuraciones pueden conservar la información con garantías reforzadas, pero la empresa debe conocer qué opción ha contratado y qué responsabilidades mantiene.
Facturación electrónica B2B: cambios en 2027
La Ley Crea y Crece introduce una obligación diferente. Las empresas tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones comerciales privadas, mediante formatos estructurados que permitan el tratamiento automático. Entre los formatos contemplados se encuentran Facturae y UBL, siempre que cumplan las especificaciones que establezca la normativa.
El receptor deberá poder acceder a la factura, conservarla y consultar su estado. También se refuerza la trazabilidad de los pagos, un aspecto relevante para reducir la morosidad. Una factura enviada por correo electrónico como archivo PDF puede dejar de ser suficiente si no incorpora los datos estructurados y el canal exigido por el sistema definitivo.
Para muchas pymes cántabras, la dificultad estará en coordinar esta obligación con clientes de distintos tamaños. Una asesoría, una empresa de transporte de la región o un pequeño proveedor industrial pueden tener que intercambiar facturas con compañías que operan con plataformas diferentes. La interoperabilidad será una cuestión práctica, no solo tecnológica.
Pasos para adaptarse sin sanciones
1. Identificar la situación actual
El primer paso consiste en comprobar cómo se emiten hoy las facturas, dónde se almacenan y quién puede modificarlas. También conviene separar las facturas B2G, B2B y las dirigidas a consumidores, porque no todas responden a las mismas reglas.
2. Consultar al proveedor del programa
La empresa debe pedir por escrito si su software estará preparado para Verifactu, qué modalidad ofrecerá y cómo gestionará el código QR, los registros y la conservación. Cambiar de herramienta con prisas puede provocar pérdidas de datos o errores en series y numeraciones.
3. Revisar contratos y procesos internos
La adaptación también afecta a la recepción de facturas. Es necesario decidir quién las valida, cómo se registran y cuánto tiempo se conservan. En negocios pequeños, asignar esta responsabilidad evita que una factura quede en una bandeja de correo sin contabilizar.
4. Formar al equipo y hacer pruebas
Antes de la fecha obligatoria, conviene probar facturas rectificativas, abonos, anulaciones y operaciones con clientes públicos. La formación debe incluir a la persona que factura y a quien lleva la contabilidad, aunque sean funciones concentradas en un mismo puesto.
El incumplimiento puede generar problemas fiscales, rechazo de facturas y sanciones. La normativa contempla penalizaciones relevantes por fabricar, comercializar o utilizar programas que permitan ocultar ventas o alterar registros, con importes que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio en determinados supuestos. La cantidad final dependerá de la conducta y de la norma aplicada.
La mejor estrategia no es esperar a que llegue la última fecha, sino planificar con antelación para garantizar una transición ordenada y sin contratiempos.
