Contexto y objetivo de la iniciativa
El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) ha iniciado una campaña informativa dirigida a las patronales para que actúen como puente entre la administración y las empresas y faciliten una información laboral más detallada en los partes de incapacidad temporal. El propósito principal es que los facultativos que gestionan altas y revisiones dispongan de datos precisos sobre las funciones y las exigencias del puesto, lo que debería permitir un diagnóstico y una valoración más ajustada a la realidad laboral del trabajador.
Según la comunicación remitada por el INSS, en numerosos casos los médicos de atención primaria, los médicos de mutuas y los inspectores médicos carecen de elementos suficientes para decidir con rapidez si una persona puede retomar su actividad o requiere mantener la baja. Esa carencia informativa genera, según el organismo, demoras que pueden prolongar las bajas más allá de lo necesario.
Qué falla hoy en la comunicación de bajas
El INSS detecta que alrededor del 30% de los partes no cumplen con los mínimos exigidos; en otras palabras, solo el 70% de los procesos incluían los campos de puesto de trabajo y descripción de funciones. Además, de esos registros, muchos contienen datos genéricos o insuficientes que no permiten diferenciar limitaciones concretas para desempeñar tareas específicas.
Consecuencias para la gestión médica
Cuando la descripción laboral es vaga —por ejemplo, anotaciones del tipo «funciones propias del puesto»—, el médico no puede valorar con precisión si las restricciones del paciente se corresponden con las exigencias reales de su empleo. El INSS estima que una mejor especificación del puesto facilitaría que los facultativos prescriban altas o adaptaciones con mayor seguridad clínica y administrativa.
Canales de comunicación y obligaciones legales
Desde enero de 2026 las empresas están obligadas a remitir al INSS la información sobre el puesto y la descripción funcional de quienes se encuentren en situación de incapacidad temporal mediante el fichero FDI o el servicio Incapacidad Temporal Online del sistema RED. Pese a ello, la calidad y completitud de los registros siguen siendo variables entre compañías y sectores, lo que motiva la campaña de recordatorio por parte del Instituto.
Impacto sobre la duración y el coste de las bajas
El déficit de detalle en los partes no es el único factor que influye en los tiempos de incapacidad. Las estadísticas aportadas por las mutuas de accidentes de trabajo situaron la duración media de los procesos en 42,55 días en 2026, una cifra levemente inferior al año anterior pero superior a la registrada hace una década. Al mismo tiempo, el volumen de procesos ha crecido de forma notable, con 9,16 millones de bajas contabilizadas en 2026, lo que supone un incremento del 7% respecto al ejercicio precedente y del 133% en comparación con hace diez años.
Repercusión en empresas y Seguridad Social
El coste del absentismo continúa al alza. La suma del impacto directo para empresas y del gasto en prestaciones por incapacidad temporal alcanzó cifras significativas, con la Seguridad Social soportando una parte sustancial del desembolso. En el primer trimestre de 2026 diversos informes apuntan a un nuevo avance del gasto, que podría llevar a otro año de cifras históricas: las mutuas advierten sobre alzas en la factura directa de las empresas, mientras que la ejecución presupuestaria de la Seguridad Social muestra incrementos importantes en el capítulo de prestaciones.
Propuestas y demandas de las patronales
Las organizaciones empresariales valoran positivamente la iniciativa de mejorar la calidad de la información porque, sostienen, una descripción precisa de las tareas permite adaptar los procesos de reincorporación y disminuir costes organizativos. En el marco del diálogo social, la CEOE ha reclamado además un mayor control sobre los casos reincidentes, aquellos que acumulan múltiples episodios de baja y concentran una parte elevada del total de procesos.
Foco en multirreincidentes
Un informe reciente de la Autoridad Independiente de Responsabilidad Fiscal (Airef) mostró que una proporción reducida de personas concentra gran parte de los episodios de baja: el 25% de las personas acumulaba más de la mitad de los procesos, cifra que pasó del 51% en 2017 al 55% en 2026. Ante este fenómeno, la patronal pide activar a la Inspección para intensificar actuaciones antes de que se cumplan los 365 días de baja, periodo en el que la competencia de evaluación cambia y los inspectores médicos adquieren un papel central.
Conclusión: precisión como herramienta de control
La propuesta del INSS no modifica por sí sola las reglas del sistema, pero busca que la calidad de los datos facilite decisiones médicas más precisas y reduzca retrasos evitables. Si las empresas cumplen de forma homogénea con la entrega de descripciones de puesto completas y específicas, los servicios de salud y las mutuas tendrían más elementos para ajustar altas, adaptaciones y seguimientos, con el objetivo último de contener la escalada de costes y mejorar la gestión de la reincorporación al trabajo.